Przejdź do treści 
Obsługa kadrowo-płacowa w biurze rachunkowym obejmuje wszystkie czynności administracyjne związane z zatrudnieniem pracowników i zleceniobiorców, od sporządzenia dokumentów przy przyjęciu nowej osoby aż po rozliczenie ostatniego miesiąca po zakończeniu współpracy. Pracodawca zlecający te zadania biuru zyskuje pewność, że terminy zgłoszeń do ZUS, wypłaty wynagrodzeń i rozliczenia deklaracji są dotrzymywane, a dokumentacja pracownicza spełnia aktualne wymogi prawne. Zakres obsługi kadrowo-płacowej w Koszalinie obejmuje zarówno firmy zatrudniające kilku pracowników etatowych, jak i przedsiębiorców rozliczających zleceniobiorców i osoby zatrudnione na podstawie umów o dzieło.
Obowiązki pracodawcy w obszarze kadr i płac
Każdy pracodawca zatrudniający pracownika na podstawie umowy o pracę jest zobowiązany do założenia i prowadzenia akt osobowych pracownika, które składają się z czterech części regulowanych rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Część A zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, część B obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu, część C gromadzi dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, a część D zawiera odpisy kar porządkowych. Prowadzenie akt osobowych w sposób niezgodny z rozporządzeniem może skutkować mandatem podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, nawet jeśli pracownik nie ma zastrzeżeń co do warunków zatrudnienia.
Rozliczenie zatrudnionego obejmuje miesięczne naliczanie wynagrodzenia, odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do ZUS, potrącenie i odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego oraz wypłatę wynagrodzenia netto na rachunek bankowy pracownika lub gotówką za potwierdzeniem odbioru. Termin wypłaty wynagrodzenia musi być ustalony w umowie o pracę lub regulaminie wynagradzania i nie może przypadać później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu przepracowanym. Spóźniona wypłata wynagrodzenia jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika ściganych przez Państwową Inspekcję Pracy i może skutkować grzywną dla pracodawcy.
Pracodawca zatrudniający co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę ma obowiązek zgłoszenia się jako płatnik składek do ZUS formularzy ZUS ZPA i ZUS ZAA przed wypłatą pierwszego wynagrodzenia, a każdego nowo zatrudnionego pracownika zgłasza do ubezpieczeń formularzem ZUS ZUA lub ZUS ZZA w terminie 7 dni od daty nawiązania stosunku ubezpieczenia. Biuro rachunkowe monitoruje terminy zgłoszeń i wyrejestrowania ubezpieczonych oraz pilnuje kompletności przekazywanych deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA, ZUS RCA i ZUS RSA, które muszą być złożone do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Jakie zadania kadrowe wykonuje biuro rachunkowe za pracodawcę?
Biuro rachunkowe przejmuje od pracodawcy obowiązki płatnika składek ZUS: sporządza miesięczne deklaracje rozliczeniowe, przesyła je elektronicznie przez program Płatnik lub PUE ZUS i archiwizuje potwierdzenia wysyłki. Deklaracja ZUS DRA zawiera zbiorcze rozliczenie składek za wszystkich ubezpieczonych, ZUS RCA szczegółowe dane o podstawach wymiaru i składkach za każdego pracownika, a ZUS RSA informacje o wypłaconych zasiłkach i przerwach w ubezpieczeniu. Poprawność danych w deklaracjach ZUS jest weryfikowana wewnętrznie przez biuro przed każdą wysyłką, co zmniejsza ryzyko korekty i naliczenia odsetek.
Sporządzanie dokumentów zatrudnieniowych to kolejna czynność realizowana przez biuro: umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, aneksy do umów, świadectwa pracy i zaświadczenia o zatrudnieniu są przygotowywane na podstawie danych przekazanych przez pracodawcę i po weryfikacji zgodności z Kodeksem pracy lub ustawą o prawie autorskim przy umowach o dzieło. Biuro informuje pracodawcę o upływających terminach badań lekarskich, szkoleń BHP i ważności uprawnień wymaganych na danym stanowisku, jednak odpowiedzialność za organizację tych czynności spoczywa na pracodawcy.
Roczne obowiązki płatnika podatku dochodowego od wynagrodzeń obejmują sporządzenie i przekazanie do urzędu skarbowego deklaracji PIT-4R za cały rok oraz rozesłanie pracownikom i zleceniobiorcom informacji PIT-11 o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, w terminie do końca lutego roku następnego. Pracownicy i zleceniobiorcy używają PIT-11 do sporządzenia własnych rocznych zeznań podatkowych, dlatego błąd w PIT-11 może skutkować nieprawidłowym zeznaniem rocznym i koniecznością jego korekty przez pracownika.
Biuro rachunkowe sporządza i przekazuje do ZUS raporty IMIR (imienne raporty miesięczne) za każdego pracownika, prowadzi ewidencję wynagrodzeń i dokumentację urlopową oraz przechowuje kopie deklaracji w archiwum dostępnym dla pracodawcy na żądanie. Dokumenty płacowe i kadrowe przechowywane są przez 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku lub przez 50 lat dla pracowników zatrudnionych wcześniej, a pracodawca jest informowany o zbliżających się datach, po których dokumenty mogą zostać usunięte.
Jak wygląda miesięczne rozliczenie płac?
Miesięczne rozliczenie płac zaczyna się od zebrania danych o czasie pracy: liczby przepracowanych godzin, nieobecności, nadgodzin, diet i innych składników wynagrodzenia wynikających z umowy lub regulaminu. Na podstawie tych danych biuro rachunkowe nalicza wynagrodzenie brutto, oblicza składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne finansowane przez pracownika i przez pracodawcę, potrąca zaliczkę na podatek dochodowy od należności ze stosunku pracy i ustala kwotę wynagrodzenia netto do wypłaty. Lista płac jest dokumentem zbiorczym zestawiającym wszystkie naliczenia i potrącenia dla każdego zatrudnionego w danym miesiącu.
Przelewy z wynagrodzeniami mogą być realizowane samodzielnie przez pracodawcę na podstawie listy płac przygotowanej przez biuro albo przez biuro rachunkowe w imieniu pracodawcy na podstawie odrębnego upoważnienia do rachunku bankowego. Termin wypłaty wynagrodzenia i termin opłacenia składek ZUS muszą być dotrzymane niezależnie od tego, czy pracodawca dostarczył dokumenty do biura w wymaganym czasie, dlatego harmonogram obiegu dokumentów ustalony na początku współpracy jest fundamentem terminowego rozliczania pracowników.
Wynagrodzenia chorobowe i zasiłki ZUS: jak rozliczać nieobecności?
Pracownik niezdolny do pracy z powodu choroby przez pierwsze 33 dni w roku kalendarzowym (14 dni dla pracowników powyżej 50. roku życia) otrzymuje od pracodawcy wynagrodzenie chorobowe finansowane ze środków pracodawcy w wysokości 80% wynagrodzenia, chyba że regulamin wewnętrzny lub umowa o pracę przewiduje wyższy wskaźnik. Od 34. dnia niezdolności do pracy (lub 15. dla pracownika powyżej 50 lat) ZUS przejmuje wypłatę świadczenia w formie zasiłku chorobowego, który jest finansowany ze składki chorobowej i wynosi 80% podstawy wymiaru lub 100% przy pobycie w szpitalu lub niezdolności w czasie ciąży. Pracodawca lub biuro rachunkowe wypłaca zasiłek w imieniu ZUS i rozlicza go w deklaracji ZUS RCA, pomniejszając o tę kwotę należne składki lub wnioskując o zwrot.
Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego oblicza się jako przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy lub za cały okres zatrudnienia, jeśli jest krótszy niż 12 miesięcy. Do podstawy wymiaru wlicza się wynagrodzenie pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, natomiast wyłącza się składniki, do których pracownik zachowuje prawo w czasie niezdolności do pracy na podstawie przepisów prawa pracy lub umowy. Biuro rachunkowe oblicza podstawę wymiaru każdorazowo na podstawie danych historycznych z listy płac i informuje pracodawcę o wysokości wypłacanego świadczenia przed jego realizacją.
Opieka nad chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny uprawnia pracownika do zasiłku opiekuńczego wypłacanego przez ZUS od pierwszego dnia nieobecności, pod warunkiem złożenia oświadczenia Z-15A lub wniosku Z-15B. Zasiłek opiekuńczy wynosi 80% podstawy wymiaru i nie wlicza się do okresu pobierania zasiłku chorobowego. Pracodawca przekazuje biuru rachunkowemu dokumentację potwierdzającą podstawę wypłaty zasiłku, a biuro rozlicza go w deklaracjach ZUS identycznie jak zasiłek chorobowy.
Co biuro rachunkowe robi przy przyjęciu nowego pracownika?
Przyjęcie nowego pracownika wymaga kilku czynności formalnych realizowanych przed lub w dniu rozpoczęcia pracy: sprawdzenia ważności zaświadczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy, skompletowania dokumentów do akt osobowych części A, podpisania umowy o pracę lub innej umowy przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków, a następnie zgłoszenia nowo zatrudnionej osoby do ZUS formularzem ZUS ZUA lub ZUS ZZA w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia ubezpieczenia. Biuro rachunkowe przygotowuje projekt umowy, kompletuje listę dokumentów do dostarczenia przez nowego pracownika i wypełnia formularz zgłoszeniowy ZUS na podstawie danych personalnych przekazanych przez pracodawcę. Jeśli pracownik deklaruje chęć przystąpienia do PPK lub złożył rezygnację z oszczędzania w Pracowniczym Planie Kapitałowym, biuro rejestruje tę decyzję w dokumentacji kadrowej i odpowiednio konfiguruje potrącenia na liście płac.
Jak prowadzone są akta osobowe pracownika?
Akta osobowe pracownika prowadzone są w formie papierowej lub elektronicznej: obydwa formaty są równorzędne pod warunkiem zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności dokumentów przez cały okres przechowywania. Biuro rachunkowe prowadzące akta elektronicznie zapewnia pracodawcy dostęp do archiwum przez system informatyczny i archiwizuje dokumenty z zachowaniem hierarchii czterech części akt. Każde nowe zdarzenie kadrowe, takie jak awans, zmiana stanowiska, udzielenie kary porządkowej lub zatarcie kary, jest dokumentowane i umieszczane w odpowiedniej części akt niezwłocznie po jego zaistnieniu.
Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi kopię akt osobowych na jego żądanie bezpłatnie, w terminie 30 dni od złożenia wniosku. Biuro rachunkowe przygotowuje kopię dokumentów z archiwum i przekazuje ją pracodawcy do udostępnienia pracownikowi. Obowiązek prowadzenia akt osobowych spoczywa zawsze na pracodawcy niezależnie od tego, czy biuro rachunkowe wykonuje tę czynność w jego imieniu, dlatego umowa o obsługę kadrową powinna precyzować zakres uprawnień biura i zasady archiwizacji dokumentów po zakończeniu współpracy.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty pracownicze?
Okres przechowywania dokumentów pracowniczych zależy od daty nawiązania stosunku pracy. Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku obowiązuje 10-letni okres przechowywania akt osobowych, list płac i dokumentów ZUS, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 roku pracodawca może skrócić okres przechowywania do 10 lat, jeśli złoży za pracownika raport informacyjny ZUS RIA zawierający dane o dochodach i podstawach wymiaru składek za cały okres zatrudnienia. Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku objęci są 50-letnim obowiązkiem przechowywania dokumentów płacowych, bo ZUS nie dysponuje dla tych okresów pełnymi danymi do obliczenia świadczeń emerytalnych.
Kiedy biuro zgłasza pracownika do ZUS i jak przebiega ten proces?
Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń ZUS musi nastąpić w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, którą jest co do zasady data rozpoczęcia wykonywania pracy. Zgłoszenie przekazywane jest formularzem ZUS ZUA dla pracowników podlegających ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu lub ZUS ZZA dla osób podlegających wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, na przykład pracowników zatrudnionych jednocześnie u innego pracodawcy z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym. Biuro rachunkowe przesyła zgłoszenie elektronicznie przez system e-ZUS i archiwizuje potwierdzenie przyjęcia dokumentu przez ZUS.
Zmiana danych ubezpieczonego, na przykład zmiana adresu zamieszkania, numeru rachunku bankowego do wypłaty zasiłków lub kodu tytułu ubezpieczenia, wymaga złożenia korekty zgłoszenia formularzem ZUS ZIUA w terminie 7 dni od powstania zmiany. Niedopełnienie obowiązku aktualizacji może skutkować problemami z wypłatą zasiłków przez ZUS bezpośrednio na konto pracownika lub z ustaleniem podstawy do obliczania świadczeń. Biuro rachunkowe informuje pracodawcę o obowiązku zgłaszania zmian i realizuje korektę po otrzymaniu nowych danych od pracownika.
Wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń po zakończeniu stosunku pracy musi nastąpić w ciągu 7 dni od daty ustania ubezpieczenia i jest realizowane formularzem ZUS ZWUA. Spóźnione wyrejestrowanie może skutkować dalszym naliczaniem składek i koniecznością złożenia korekt deklaracji za miesiące, w których pracownik był wykazywany jako ubezpieczony po zakończeniu umowy. Biuro rachunkowe składa wyrejestrowanie równocześnie z rozliczeniem ostatniego miesiąca zatrudnienia, by terminy pokrywały się z datą faktycznego zakończenia stosunku pracy.
Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PPK i jak biuro obsługuje te rozliczenia?
Pracowniczy Plan Kapitałowy jest obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej jedną osobę spełniającą warunki uczestnictwa, czyli pracownika lub zleceniobiorcę podlegającego obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w wieku od 18 do 55 lat. Pracodawca musi wybrać instytucję finansową zarządzającą PPK, podpisać z nią umowę o zarządzanie, a następnie zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu każdego pracownika, który nie złożył rezygnacji z oszczędzania. Biuro rachunkowe oblicza miesięczne wpłaty na PPK: wpłata podstawowa finansowana przez pracodawcę wynosi 1,5% wynagrodzenia brutto, wpłata podstawowa finansowana przez pracownika wynosi 2% wynagrodzenia brutto, a obie strony mogą dobrowolnie podwyższyć wpłatę ponad minimalne poziomy.
Pracownik w wieku od 18 do 55 lat jest automatycznie zapisywany do PPK po 3 miesiącach zatrudnienia, jeśli nie złożył wcześniej rezygnacji z uczestnictwa na formularzu przekazanym przez pracodawcę. Rezygnacja z PPK jest ważna przez 4 lata: po tym czasie pracodawca ma obowiązek ponownego automatycznego zapisu pracownika i pobrania od niego ewentualnej kolejnej rezygnacji. Biuro rachunkowe pilnuje terminów ponownych zapisów dla pracowników, którzy złożyli rezygnację, i informuje pracodawcę o zbliżającym się obowiązku przed każdą datą graniczną.
Wpłaty na PPK są naliczane na liście płac i przekazywane do wybranej instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który zostały pobrane. Wpłaty pracodawcy stanowią koszty uzyskania przychodu do wysokości 1,5% wynagrodzenia pracownika, a ponad tę kwotę mogą być kosztem pod warunkiem zawarcia odpowiednich postanowień w umowie lub regulaminie. Biuro rachunkowe weryfikuje poprawność naliczonych wpłat, generuje przelew do instytucji zarządzającej i archiwizuje potwierdzenia transakcji jako element dokumentacji płacowej.
Zawieszenie wpłat na PPK lub zmiana instytucji zarządzającej wymagają złożenia odpowiednich dokumentów do instytucji finansowej i aktualizacji konfiguracji w systemie kadrowo-płacowym. Biuro rachunkowe realizuje te zmiany na podstawie pisemnej dyspozycji pracodawcy i informuje o konsekwencjach podatkowych zmiany instytucji dla uczestników, jeśli zmiana wpływa na warunki inwestowania zgromadzonych środków.
Co się dzieje przy zakończeniu stosunku pracy?
Zakończenie stosunku pracy rodzi po stronie pracodawcy szereg obowiązków realizowanych w ściśle określonych terminach. Świadectwo pracy musi być wydane pracownikowi niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, nie później niż w dniu ustania zatrudnienia, chyba że pracodawca zamierza zawrzeć kolejną umowę z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni. Treść świadectwa pracy jest regulowana rozporządzeniem i obejmuje m.in. okres zatrudnienia, wymiar etatu, zajmowane stanowiska, tryb rozwiązania umowy, informację o urlopie wypoczynkowym i wynagrodzeniu za przepracowany czas. Biuro rachunkowe przygotowuje projekt świadectwa pracy na podstawie danych z akt osobowych i historii zatrudnienia oraz archiwizuje kopię dokumentu.
Ostatnia lista płac musi uwzględniać wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy naliczony proporcjonalnie do wymiaru etatu i okresu zatrudnienia w roku rozwiązania umowy, odprawę ekonomiczną przy zwolnieniu grupowym lub indywidualnym z przyczyn niedotyczących pracownika jeśli firma zatrudnia co najmniej 20 osób, a w stosownych przypadkach odprawę pośmiertną przy śmierci pracownika lub rentową przy nabyciu prawa do renty. Każdy z tych składników ma inną podstawę prawną i inny sposób obliczania: biuro rachunkowe nalicza wszystkie należności jednocześnie i przedstawia pracodawcy zestawienie przed wypłatą.
