Przejdź do treści 
Podatkowa księga przychodów i rozchodów wystarczy wielu firmom przez cały czas prowadzenia działalności, ale część przedsiębiorców staje w określonym momencie przed pytaniem, czy KPiR nadal odpowiada ich potrzebom lub czy przejście na pełne księgi rachunkowe jest uzasadnione przed osiągnięciem ustawowego limitu.
Dwa powody zmiany: obowiązek i wybór
Przejście z KPiR na pełne księgi rachunkowe następuje z jednego z dwóch powodów. Pierwszym jest przekroczenie limitu 2 000 000 euro przychodów netto w poprzednim roku podatkowym: jest to obowiązek ustawowy wynikający z art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który nie daje przedsiębiorcy żadnej swobody decyzji i musi być zrealizowany od początku nowego roku podatkowego. Biuro rachunkowe monitoruje poziom przychodów klientów prowadzonych na KPiR i informuje o przekroczeniu progu z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, aby zdążyć z przygotowaniem planu kont, bilansu otwarcia i zmianą umowy obsługi. Przekroczenie limitu odkryte zbyt późno, już po zakończeniu roku, skutkuje koniecznością wstecznego sporządzenia pełnych ksiąg za cały rok, co jest kosztowne i czasochłonne. Przychodowa granica liczona jest w euro przeliczanym według kursu NBP z pierwszego dnia roboczego roku podatkowego, a wynik zaokrągla się do pełnych tysięcy złotych.
Drugim powodem jest dobrowolna decyzja właściciela firmy wynikająca z potrzeb biznesowych: pozyskania inwestora, ubiegania się o kredyt inwestycyjny, planowanej sprzedaży przedsiębiorstwa lub zwykłego zapotrzebowania na lepsze dane zarządcze niż te, które dostarcza KPiR. Dobrowolne przejście na pełne księgi rachunkowe wymaga zawiadomienia urzędu skarbowego o wyborze sposobu prowadzenia ksiąg przed początkiem roku obrotowego, w którym ma obowiązywać nowa forma ewidencji.
Jakie sygnały wskazują, że KPiR przestaje wystarczać?
Pierwszym praktycznym sygnałem jest moment, gdy bank lub inwestor prosi o sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości, a jedynym dokumentem do przedstawienia jest zeznanie PIT lub wydruk z KPiR. Instytucje finansowe i inwestorzy prywatni oczekują bilansu, rachunku wyników i informacji dodatkowej, bo te dokumenty dostarczają informacji o strukturze aktywów i pasywów, których KPiR nie zawiera. Firma planująca sprzedaż udziałów lub wejście wspólnika stoi przed tym samym problemem, bo due diligence finansowe oparte wyłącznie na KPiR jest niekompletne i obniża wartość negocjacyjną transakcji.
Drugi sygnał to rosnąca złożoność działalności, której KPiR nie odwzorowuje wystarczająco precyzyjnie. Firma z kilkudziesięcioma kontrahentami, rozliczeniami zaliczkowymi, projektami wielomiesięcznymi i rozrachunkami walutowymi traci z oczu rzeczywistą kondycję finansową, jeśli jedynym narzędziem ewidencji jest KPiR. Pełne księgi rachunkowe prowadzą ewidencję rozrachunków należności i zobowiązań, co pozwala kontrolować terminy płatności i identyfikować przeterminowane salda bez konieczności ręcznego śledzenia przelewów. Spółka, która chce skorzystać z estońskiego CIT, musi być podatnikiem CIT, a więc spółką kapitałową, czyli jednocześnie podmiotem zobowiązanym do pełnej rachunkowości, więc decyzja o estońskim CIT automatycznie wiąże się z pełnymi księgami rachunkowymi.
Co się zmienia w praktyce po przejściu na pełne księgi rachunkowe?
Zmiana jest przede wszystkim zakresowa. Zamiast jednej księgi z kilkoma kolumnami pojawia się plan kont z dziesiątkami lub setkami kont syntetycznych i analitycznych, a każda operacja gospodarcza jest ewidencjonowana po stronie debetowej i kredytowej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Dla właściciela oznacza to wyższy abonament w biurze rachunkowym, ale też dostęp do danych, których KPiR nie dostarcza: stan kasy i rachunków bankowych w ewidencji rachunkowej, saldo zobowiązań i należności wobec poszczególnych kontrahentów, wartość środków trwałych po odliczeniu amortyzacji, rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów oraz wynik finansowy w ujęciu memoriałowym a nie kasowym.
Obowiązek roczny różni się znacząco od obowiązku przy KPiR. Na koniec każdego roku obrotowego biuro rachunkowe sporządza sprawozdanie finansowe: bilans, rachunek zysków i strat i informację dodatkową. Sprawozdanie musi być zatwierdzone przez właściciela lub walne zgromadzenie i złożone do urzędu skarbowego lub KRS. Dla osób fizycznych prowadzących pełne księgi dobrowolnie nie istnieje obowiązek składania sprawozdania do KRS, ale biuro przygotowuje dokumenty jako archiwum wewnętrzne i podstawę do przyszłych analiz.
Jak wygląda proces zmiany ewidencji i ile trwa wdrożenie?
Wdrożenie pełnych ksiąg rachunkowych zaczyna się od sporządzenia bilansu otwarcia na dzień zmiany. Biuro rachunkowe wycenia aktywa i pasywa firmy: środki trwałe po uwzględnieniu dotychczasowej amortyzacji, stan magazynowy, należności od kontrahentów, zobowiązania do zapłaty, stan środków pieniężnych i wartość kapitału własnego. Bilans otwarcia jest dokumentem bazowym, od którego zaczynają się wszystkie wpisy w nowych księgach rachunkowych. Sporządzenie bilansu otwarcia wymaga zebrania faktur i dokumentów potwierdzających wartość poszczególnych składników majątkowych, co może zająć od kilku dni do kilku tygodni w zależności od liczby aktywów trwałych i struktury rozrachunków. Ustalenie polityki rachunkowości, czyli zbioru zasad przyjętych przez firmę do prowadzenia ksiąg, jest kolejnym krokiem i obejmuje decyzje o metodzie amortyzacji, wycenie zapasów, metodzie rozliczania kosztów pośrednich i formatach sprawozdań finansowych.
Zmiana ewidencji od nowego roku obrotowego jest technicznie najprostsza, bo bilans otwarcia sporządzany jest na dzień 1 stycznia, a poprzedni rok zamykany jest normalnie jako KPiR. Zmiana w trakcie roku wymaga zamknięcia KPiR za miesiące poprzednie i otwarcia ksiąg rachunkowych od ustalonego dnia, co jest możliwe, ale zwiększa nakład pracy biura rachunkowego i koszt wdrożenia.
Najczęściej zadawane pytania
Jak sprawdzić, czy firma przekroczyła limit zobowiązujący do pełnej rachunkowości?
Limit 2 000 000 euro przychodów netto sprawdza się po zakończeniu roku podatkowego, przeliczając przychody na euro według kursu NBP z pierwszego dnia roboczego roku, za który sporządzane jest rozliczenie. Jeśli limit został przekroczony, od początku następnego roku obowiązują pełne księgi rachunkowe. Biuro rachunkowe oblicza wartość limitu w złotych na początku każdego roku i na bieżąco śledzi przychody klientów zbliżających się do progu.
Czy przejście na pełne księgi rachunkowe wymaga zawiadomienia urzędu skarbowego?
Tak, dobrowolne przejście na pełne księgi rachunkowe przez osobę fizyczną lub spółkę niebędącą osobą prawną wymaga zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego do 31 stycznia roku, w którym zmiana ma obowiązywać. Przekroczenie ustawowego limitu przychodów nie wymaga osobnego zawiadomienia: obowiązek wynikający z przekroczenia limitu powstaje z mocy prawa od początku roku następnego.
Ile wzrośnie koszt obsługi po przejściu z KPiR na pełne księgi?
Wzrost kosztu miesięcznej obsługi po przejściu z KPiR na pełne księgi zależy od aktualnej stawki za KPiR i zakresu nowej obsługi. Orientacyjnie koszt rośnie od dwóch do pięciu razy w stosunku do stawki za KPiR przy podobnej liczbie dokumentów. Biuro rachunkowe przygotowuje indywidualną kalkulację przed podjęciem decyzji o zmianie, uwzględniając liczbę środków trwałych, rozrachunków i specyficznych wymagań ewidencyjnych firmy.
Czy można wrócić z pełnych ksiąg na KPiR?
Tak, osoba fizyczna prowadząca dobrowolnie pełne księgi rachunkowe może wrócić do KPiR od początku nowego roku podatkowego, jeśli jej przychody nie przekroczyły ustawowego limitu. Powrót wymaga zawiadomienia urzędu skarbowego przed początkiem roku obrotowego. Spółka z o.o. nie może zrezygnować z pełnych ksiąg niezależnie od wysokości przychodów, bo obowiązek wynika z formy prawnej, nie z wysokości obrotów.
